SafqAI Studio for Zoho CRM

Avant de commencer

• L’extension est gratuite ; son utilisation nécessite un abonnement SafqAI distinct et un compte avec accès Studio activé. L’installation ou l’inscription seule ne crée pas cet abonnement et ne garantit pas l’accès. Confirmez l’offre applicable auprès de SafqAI.
• Une organisation Zoho CRM dans le centre de données US. Un administrateur autorise la connexion de l’organisation et la découverte ; chaque employé autorise séparément son compte pour lire les fiches.
• Pour la messagerie : un compte SafqAI Chat associé, des inboxes et un numéro WhatsApp déjà configurés, ainsi que votre propre jeton d’accès personnel. Le contact et la conversation doivent déjà exister.
• L’intégration contextuelle initiale concerne Contacts. Les autres modules et profils d’installation ne doivent pas être considérés comme disponibles sans confirmation. Un propriétaire SafqAI ne possède actuellement qu’une connexion Studio à une organisation ; un membre peut accéder à plusieurs espaces auxquels il appartient.

Installer et connecter l’organisation

1. Vérifier le package d’installation. Une fois l’accès confirmé, un administrateur utilise le lien de la version communiqué par SafqAI, vérifie l’organisation cible et examine les autorisations et profils proposés. N’utilisez pas une adresse de test comme lien Marketplace.
2. Ouvrir Studio et se connecter à SafqAI. Utilisez le compte auquel l’espace Studio est accordé. Si la connexion dans Zoho est bloquée par les restrictions du navigateur, utilisez l’option d’ouverture dans un onglet séparé. Cette ouverture conserve les mêmes contrôles d’accès.
3. Choisir « Connecter Zoho CRM ». Autorisez le compte administrateur de l’organisation attendue, puis lancez la découverte. Vérifiez le nom de l’organisation, ses modules et ses champs. La découverte lit la structure du CRM ; elle ne donne pas aux employés un accès général aux fiches.

Configurer le téléphone, les boîtes et les rôles

1. Autoriser les champs nécessaires. Le propriétaire sélectionne dans Contacts le champ de type téléphone et les champs nécessaires aux règles de routage. N’autorisez pas tous les champs par défaut. Ces autorisations de configuration ne remplacent pas les droits CRM de chaque utilisateur.
2. Charger les boîtes disponibles. Le propriétaire connecte son propre jeton SafqAI Chat dans le champ sécurisé de Studio pour charger les boîtes qu’il peut configurer. La propriété de l’espace ne donne pas automatiquement accès à toutes les inboxes.
3. Associer le téléphone de la fiche. Choisissez le champ téléphone de Contacts et le format réellement enregistré dans le CRM : numéro international avec +, ou numéro international complet composé de chiffres si ce format est choisi explicitement. Aucun indicatif pays n’est deviné pour un numéro local.
4. Définir le routage vers une ou plusieurs boîtes. Créez des règles « champ + valeur exacte → inboxes » à partir des champs autorisés de type texte, e-mail, téléphone ou liste simple. La comparaison porte sur la valeur telle qu’elle est enregistrée dans le CRM, y compris pour un téléphone. Seules les boîtes correspondant aux règles et accessibles à l’utilisateur sont retenues ; aucune boîte par défaut n’est ajoutée.
5. Accorder les rôles et enregistrer. Ajoutez des comptes SafqAI déjà existants comme agents ou lecteurs et choisissez leurs inboxes. Cette action n’envoie pas d’invitation par e-mail. Un lecteur consulte les échanges mais ne peut pas envoyer ; les droits réels de messagerie restent nécessaires. Enregistrez la configuration avant les connexions CRM personnelles.

Les règles texte sont sensibles à la casse. Un champ requis masqué, absent ou incompatible empêche l’accès aux conversations de la fiche. Nombres, dates, relations et fichiers ne sont pas pris en charge pour le routage.

Après une modification de configuration ou de droits, retirez puis renouvelez votre connexion personnelle lorsque Studio le demande.

Ouvrir les conversations et préparer une réponse

1. Connecter son compte CRM personnel depuis la fiche. Ouvrez une fiche Contacts prise en charge et le bouton « SafqAI Conversations », puis choisissez « Connecter mon compte Zoho ». Autorisez votre propre compte de la même organisation. La connexion administrateur ne remplace pas vos permissions personnelles. Studio lit les champs nécessaires au téléphone et au routage sous vos droits CRM.
2. Connecter sa messagerie personnelle. Chaque utilisateur fournit son propre jeton SafqAI Chat dans le champ sécurisé prévu dans Studio. Ne le partagez pas avec un collègue. Le propriétaire ne reçoit pas automatiquement les droits de toutes les inboxes.
3. Choisir une conversation existante. Depuis la fiche prise en charge, chargez les conversations, choisissez l’inbox et vérifiez le destinataire. Les boîtes proposées résultent du routage CRM, de votre rôle Studio et de vos accès Chat. L’application ne crée pas de contact ni de conversation manquante.
4. Vérifier la fenêtre WhatsApp. Un message libre est autorisé uniquement si la fenêtre de 24 heures depuis le dernier message entrant est confirmée ouverte et si le canal permet de répondre. Consultez le temps restant ; le statut ouvert/résolu de la conversation ne suffit pas. Une fenêtre fermée ou inconnue nécessite un template approuvé pris en charge.
5. Préparer et envoyer volontairement. Si votre rôle autorise l’envoi, rédigez un message libre ou choisissez un template disponible dans cette inbox et renseignez ses variables. Vérifiez le destinataire, la langue et le contenu, puis cliquez sur Envoyer. Les droits et la fenêtre sont contrôlés à nouveau. Pour la recette, utilisez uniquement un destinataire explicitement autorisé ; un résultat incertain doit être vérifié avant tout nouvel essai.

Les templates pris en charge ont un corps texte, avec éventuellement des variables numérotées, et peuvent comporter un en-tête ou un pied de page textuel fixe. Les médias, boutons et variables nommées ne sont pas pris en charge. Un template approuvé mais incompatible reste inutilisable dans Studio.

Limites de cette première version

• Aucune création de contact ni de première conversation depuis la fiche : le contact et les échanges doivent déjà exister dans SafqAI Chat.
• La configuration et la consultation ne modifient pas les fiches CRM et ne déclenchent aucun message. L’envoi exige une action explicite d’un utilisateur habilité.
• La prise en charge initiale se limite aux fiches Contacts du centre de données Zoho US et aux conversations WhatsApp. Confirmez les éditions CRM et profils d’installation couverts avant utilisation.
• La collaboration temporaire avec des partenaires, les groupes WhatsApp et une marketplace de partenaires ne font pas partie de cette version.

Retirer les accès et désinstaller

1. Retirer ses connexions personnelles. Dans Studio, utilisez « Retirer ma connexion Zoho » et « Déconnecter ma messagerie ». Une révocation Zoho encore en attente doit être reprise avec l’action proposée. Fermer l’onglet ne retire pas les autorisations. Retirer un jeton chat de Studio ne le révoque pas auprès du service de messagerie.
2. Retirer la liaison de l’organisation. Le propriétaire utilise « Retirer la connexion » dans Studio et vérifie l’état affiché. Cette connexion est distincte des autorisations personnelles. Une nouvelle connexion nécessite une nouvelle autorisation.
3. Désinstaller l’extension dans Zoho. L’administrateur retire ensuite l’extension depuis la gestion des extensions Zoho. Ne comptez pas sur cette seule action pour révoquer les accès SafqAI : la désinstallation automatique complète n’est pas prise en charge dans le périmètre décrit ici. Effectuez les retraits manuels précédents et contactez le support en cas de doute.

Si une action de retrait n’est plus accessible, notamment après la suspension de votre accès ou le retrait de la connexion de l’organisation, contactez hello@safq.ai. Ne considérez pas l’absence d’accès à l’interface comme une confirmation de révocation.

Le retrait d’accès n’est pas une suppression totale des configurations, journaux ou sauvegardes. Pour une demande d’effacement ou des précisions sur la conservation, contactez SafqAI.

Données et dépannage

Studio traite l’organisation, les métadonnées, la configuration et les identités nécessaires aux autorisations. Les jetons personnels sont conservés chiffrés côté serveur. La lecture CRM utilise les champs nécessaires au téléphone et aux règles de routage sous les droits de l’employé ; la messagerie traite les échanges et templates accessibles à son identité Chat. Il ne s’agit donc pas d’un accès limité aux seules métadonnées.

• Aucune conversation : vérifiez le champ téléphone, les règles de routage, les droits d’inbox et l’existence d’une conversation. Une liste vide ne justifie pas un nouvel envoi automatique.
• Contexte de fiche indisponible : rouvrez Studio depuis une fiche prise en charge. Si le problème persiste, transmettez le code de diagnostic au support, sans données client.
• Configuration ou droits modifiés : rechargez l’espace et renouvelez votre autorisation personnelle si cela est demandé.
• Envoi au résultat incertain : vérifiez la conversation avant de réessayer afin d’éviter un doublon.

Before you start

• The extension is free; using it requires a separate SafqAI subscription and an account with Studio access enabled. Installing or signing up alone does not create that subscription or guarantee access. Confirm the applicable offer with SafqAI.
• A Zoho CRM organization in the US data center. An administrator authorizes the organization connection and metadata discovery; each employee separately authorizes their own account to read records.
• For messaging: a linked SafqAI Chat account, configured inboxes and WhatsApp number, and your own personal access token. The contact and conversation must already exist.
• The initial record integration is for Contacts. Do not assume other modules or installation profiles are available without confirmation. A SafqAI owner currently has one Studio connection to one organization; members can access multiple workspaces they belong to.

Install and connect the organization

1. Check the installation package. Once access is confirmed, an administrator uses the version link supplied by SafqAI, verifies the target organization and reviews the requested permissions and user profiles. Do not use a test address as a Marketplace installation link.
2. Open Studio and sign in to SafqAI. Use the account granted access to the Studio workspace. If browser restrictions prevent signing in within Zoho, use the option to open a separate tab. The same access checks still apply.
3. Connect Zoho CRM. Authorize the administrator account for the expected organization, then start discovery. Check the organization name, modules and fields. Discovery reads the CRM structure; it does not give employees unrestricted access to records.

Configure the phone field, inboxes and roles

1. Authorize the required fields. In Contacts, the owner selects the phone-type field and the fields required by routing rules. Do not authorize every field by default. Configuration permissions do not replace each user’s CRM permissions.
2. Load the available inboxes. The owner connects their own SafqAI Chat token in Studio’s secure field to load the inboxes they can configure. Workspace ownership does not automatically grant access to every inbox.
3. Map the record’s phone field. Choose the Contacts phone field and the format actually stored in CRM: an international number with +, or complete international digits if that format is explicitly selected. No country code is guessed for a local number.
4. Route to one or more inboxes. Create field + exact value → inboxes rules using authorized text, email, phone or simple picklist fields. Comparisons use the value as stored in CRM, including phone values. Only inboxes matching the rules and accessible to the user are retained; no default inbox is added.
5. Assign roles and save. Add existing SafqAI accounts as agents or viewers and choose their inboxes. This action does not send an email invitation. Viewers can read but cannot send messages; actual messaging permissions are still required. Save the configuration before connecting personal CRM accounts.

Text rules are case-sensitive. A required field that is hidden, missing or incompatible prevents access to the record’s conversations. Numbers, dates, relations and files are not supported for routing.

After configuration or permission changes, disconnect and renew your personal connection when Studio requests it.

Open conversations and prepare a reply

1. Connect your personal CRM account from the record. Open a supported Contacts record and its SafqAI Conversations button, then connect your own Zoho account from the same organization. The administrator’s connection does not replace your personal permissions. Studio reads the fields needed for phone matching and routing under your CRM permissions.
2. Connect your own messaging identity. Each user enters their own SafqAI Chat token in the dedicated secure field in Studio. Do not share it with a colleague. Workspace ownership does not automatically grant access to every inbox.
3. Select an existing conversation. From a supported record, load conversations, select the inbox and check the recipient. Available inboxes reflect CRM routing, your Studio role and your Chat access. The application does not create a missing contact or conversation.
4. Check the WhatsApp messaging window. A free-form message is allowed only when the 24-hour window since the last incoming message is confirmed open and the channel allows a reply. Check the remaining time; a conversation’s open/resolved status is not sufficient. A closed or unknown window requires an approved, supported template.
5. Prepare and deliberately send a reply. If your role permits sending, write a free-form message or select a template available in this inbox and fill in its variables. Check the recipient, language and content, then click Send. Permissions and the messaging window are checked again. For acceptance testing, use only an explicitly authorized recipient; verify an uncertain result before retrying.

Supported templates have a text body, optionally with numbered variables, and may include a fixed text header or footer. Media, buttons and named variables are not supported. An approved but incompatible template cannot be sent from Studio.

Initial release limits

• The record flow creates neither contacts nor first conversations: the contact and conversation must already exist in SafqAI Chat.
• Setup and conversation access do not update CRM records or trigger messages. Sending requires an explicit action by an authorized user.
• Initial support is limited to Contacts records in Zoho’s US data center and WhatsApp conversations. Confirm supported CRM editions and installation profiles before use.
• Temporary partner collaboration, WhatsApp groups and a partner marketplace are outside this release.

Disconnect and uninstall

1. Remove your personal connections. In Studio, disconnect your personal Zoho and messaging accounts. If a Zoho revocation remains pending, use the provided retry action. Closing the tab does not remove permissions. Removing a chat token from Studio does not revoke it at the messaging service.
2. Remove the organization connection. The owner disconnects the organization in Studio and checks the displayed status. This connection is separate from personal grants. Connecting again requires a new authorization.
3. Uninstall the extension in Zoho. The administrator then removes the extension through Zoho’s extension management. Do not rely on this step alone to revoke SafqAI access: complete automatic uninstallation is not supported in the scope described here. Perform the manual disconnections above and contact support if needed.

If a withdrawal action is no longer accessible, including after your access is suspended or the organization connection is removed, contact hello@safq.ai. Losing access to the interface does not confirm that authorization has been revoked.

Disconnecting does not mean all configurations, logs or backups have been deleted. Contact SafqAI for deletion requests or retention information.

Data and troubleshooting

Studio processes the organization, metadata, configuration and identities needed for authorization. Personal tokens are stored encrypted on the server. CRM reads use the fields needed for the phone number and routing rules under the employee’s permissions; messaging processes the conversations and templates available to their Chat identity. The integration therefore handles more than metadata alone.

• No conversations: check the phone field, routing rules, inbox permissions and whether a conversation exists. An empty list is not a reason to send a new message automatically.
• Record context unavailable: reopen Studio from a supported record. If it still fails, share the diagnostic code with support without customer data.
• Configuration or permissions changed: reload the workspace and renew your personal authorization if requested.
• Uncertain send result: check the conversation before retrying to avoid sending a duplicate.